ÍNDICE

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DESCRIPCIÓN GENERAL		3


CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES		4

	El Comité de Cumplimiento y el Oficial de Cumplimiento
	El proceso


ELEMENTOS DEL CÓDIGO DE CONDUCTA DE ACCENTCARE, INC.		5

Áreas clave

1	Facturación
2	Derechos de los clientes	6
3	Confidencialidad
4	Conflictos de intereses
5	Discriminación y empleo
6	Fraude y abuso	6
7	Obsequios y primas
8	Inmigración
9	Temas de los sistemas de información
10	La Administración de Seguridad y Salud Ocupacionales (OSHA)	8
11	Autorización profesional, certificación y acreditaciones
12	Evaluación de la calidad y mejora del desempeño
13	Retención, compleción y mantenimiento de registros
14	Requisitos para denuncias	9
15	Revisiones e inspecciones


CONCLUSIÓN


MIEMBROS DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO		10
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

DESCRIPCIÓN GENERAL

Desde 1982, las agencias de AccentCare, Inc. han tenido el orgullo de ofrecer alta calidad en servicios del cuidado de la salud en el hogar a personas y familias de Arizona (1992), California (1992), Nueva York (1982), Washington (2005) y Ohio (1984). Aunque al igual que toda organización vital y vibrante, AccentCare, Inc. no puede contentarse con el statu quo sino que debe concentrarse en el futuro. A fin de preservar y mejorar nuestra bien merecida reputación, todo aquel que se asocie con AccentCare, Inc. debe compartir un compromiso no sólo para con nuestros clientes y nuestro trabajo, sino también para con el cumplimiento de las numerosas leyes, regulaciones y políticas que rigen nuestra conducta.

A fin de ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos de cumplimiento, desarrollamos el Plan de Cumplimiento de AccentCare, Inc., que incluye un Código de Conducta. En ese Código hicimos un breve resumen de las disposiciones que rigen diversos requisitos legales y éticos que debemos cumplir. Se espera que el Código sirva como una guía útil para ayudarnos tanto a usted como a nosotros a identificar y tratar aquellos casos donde puede haber un incumplimiento de la ley o de las políticas de AccentCare, Inc.

El incumplimiento de las leyes existentes puede perjudicar nuestra reputación y amenazar la capacidad de llevar a cabo nuestra misión. La conducta ilegal también puede originar responsabilidades penales, multas y sanciones civiles. Aquellas personas que violen a sabiendas o que ignoren imprudentemente este Plan de Cumplimiento, el Código de Conducta o las leyes, regulaciones y políticas que rigen a AccentCare, Inc. se enfrentarán a graves consecuencias, que incluyen el despido.

Entendemos que nuestra capacidad para lograr el cumplimiento de las leyes depende de nuestra aptitud para reconocer, evitar y solucionar problemas existentes. Por lo tanto, nuestro cumplimiento depende no sólo de la elección de "seguir las reglas", sino también de nuestra obligación para con nuestra misión, nuestra agencia, mutuamente y con todos aquéllos que brindan servicios a AccentCare, Inc. en toda capacidad, para cumplir con las leyes e informar todos los temas de potencial inquietud a un supervisor o un miembro del Comité de Cumplimiento de AccentCare, Inc. (ver “Cumplimiento de sus obligaciones” a continuación). A su vez, usted contará con nuestro compromiso de que los temas que presente se revisarán en forma rápida y adecuada, y que se tomarán medidas correctivas apropiadas cuando sea necesario. Vale destacar que usted no quedará, de ninguna manera, sujeto a alguna consecuencia adversa por realizar denuncias de buena fe; por el contrario, consideramos que el hecho de no informar sobre inquietudes apropiadas constituye una falla grave de sus obligaciones, que podría derivar en medidas disciplinarias.

En resumen, aprobamos y brindaremos un fuerte apoyo a quienes tomen las decisiones correctas en AccentCare, Inc. y responsabilizaremos a las personas que no las tomen o a quienes ignoren una conducta inapropiada. Confiamos en que, a través de nuestro esfuerzo colectivo, podemos mejorar y mejoraremos nuestra actual reputación de excelencia.

CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES

Entendemos que puede haber ocasiones en las que tome conciencia de ciertas prácticas en AccentCare, Inc., que pueden generarle inquietudes. En tanto que existen diferentes formas en las que usted puede tratar estas inquietudes, sabemos que es probable que su elección dependa de la relación con el empleado, contratista independiente o vendedor en particular involucrado con la conducta en cuestión; o de la relación con su supervisor; o bien de su conocimiento de las leyes, regulaciones y políticas que rigen la práctica que le concierne. Deseamos asegurarle que este Plan de Cumplimiento, así como el Comité de Cumplimiento (ver “Comité de Cumplimiento y Oficial de Cumplimiento” a continuación) están para ayudarlo cuando, por cualquier motivo, usted no puede asegurarse de que la conducta en cuestión es de hecho apropiada, o si cree que el problema no tuvo una solución eficaz. En esos casos, esperamos que informe con prontitud sobre el tema al Comité de Cumplimiento. Este Comité está compuesto por miembros de alto rango de la administración de AccentCare, Inc., quienes se comprometen a garantizar el pleno cumplimiento de todas las leyes, las normas, las regulaciones, los protocolos y las políticas existentes que nos rigen.

El Comité de Cumplimiento y el Oficial de Cumplimiento

El Comité de Cumplimiento de AccentCare, Inc. se formó para brindar ayuda en la identificación de áreas potenciales de incumplimiento por medio de auditorías, asistir en la investigación de áreas de inquietud presentadas por nuestros empleados u otras personas, y para solucionar cualquier deficiencia. El Comité de Cumplimiento se reunirá cada tres meses o con mayor frecuencia, según sea necesario. Este Comité de Cumplimiento tiene la responsabilidad de supervisar el desarrollo y la implementación de políticas y procedimientos de dicho Comité; de informar a empleados, contratistas independientes y vendedores acerca de este Plan de Cumplimiento; de proveer capacitación respecto a las responsabilidades y los requisitos laborales específicos; y de realizar auditoría, así como de controlar a los empleados y a otras personas responsables de la documentación de los servicios que proporcionamos, de codificar y presentar reclamos para su reembolso. Estas políticas y procedimientos se revisarán al menos una vez por año y se modificarán, si es necesario. El trabajo del Comité debe ser confidencial en la medida permitida por la ley. Si se lo solicita, el Comité hará también todos los esfuerzos razonables por proteger la identidad del empleado o la persona que presente la denuncia. Cuando el Comité complete cualquier investigación que sea necesaria o implemente cualquier medida necesaria para tratar los problemas detectados, informará el resultado de la investigación y de cualquier acción tomada con respecto al tema que se trató al empleado o contratista independiente que haya presentado la denuncia, siempre que sea apropiado. El Comité revisará y, si es necesario, modificará anualmente este Plan de Cumplimiento y el Código de Conducta.

El Oficial de Cumplimiento depende en forma directa de los propietarios de AccentCare, Inc. Este Oficial presidirá el Comité de Cumplimiento de AccentCare, Inc. Los miembros del Comité de Cumplimiento, incluido el Oficial de Cumplimiento, figuran en la lista junto con sus números de teléfono en el Anexo A en este documento del Plan de Cumplimiento.

El proceso

Se alienta enfáticamente a todos los empleados, contratistas independientes y vendedores de AccentCare, Inc. para que informen sus inquietudes al Oficial de Cumplimiento o a cualquier miembro del Comité de Cumplimiento. Las denuncias pueden ser personales, por escrito o por teléfono, dirigidas a las personas que figuran en el Anexo A. En las comunicaciones por escrito debe figurar la leyenda "CONFIDENCIAL". A pesar de que las denuncias pueden ser anónimas, quién las haga debe incluir su nombre y lugar de trabajo para que el Comité de Cumplimiento pueda obtener más información o dar una respuesta a la persona que la presente.

Todas las denuncias y comunicaciones recibidas serán confidenciales y exclusivas hasta el grado permitido por la ley. Los abogados de AccentCare, Inc. y el Comité de Cumplimiento revisarán las denuncias y proveerán ayuda para decidir un curso de investigación adecuada. Puede solicitarse la cooperación del empleado o la persona que presenta la denuncia en el curso de cualquier investigación y esta cooperación se tomará como algo positivo para el registro del empleado o la persona. Al finalizar la investigación, mediante el asesoramiento de los abogados, el Comité determinará las medidas de seguimiento que se deberán tomar. Cualquier inquietud respecto del Oficial de Cumplimiento, los miembros del Comité o las medidas o determinaciones que éste tome puede presentarse directamente ante los propietarios de AccentCare, Inc.

ELEMENTOS DEL CÓDIGO DE CONDUCTA DE ACCENTCARE, INC.

En el siguiente Código de Conducta se resume la conducta que esperamos de todos nuestros empleados, contratistas independientes y vendedores; además se destacan determinadas áreas clave donde las posibilidades de las inquietudes pueden ser significativas. Este Código no servirá como sustituto de la total comprensión de la función de su trabajo, de sus obligaciones y de las leyes y políticas institucionales que se aplican a su trabajo. Asimismo no constituirá una excusa para evitar la capacitación o los cursos de perfeccionamiento en su área. Sin embargo, puede y debe proporcionar una guía útil, hacer que sea consciente de los posibles problemas que puede enfrentar y ayudarlo a evitar dificultades específicas.

Áreas clave

Nuestra agencia está sujeta a diferentes leyes federales, estatales y locales, así como a varias políticas internas y protocolos. A continuación pretendemos brindar un resumen de las obligaciones generales que surgen en áreas clave de nuestras operaciones. Las áreas clave son:

1. Facturación

2. Derechos de los clientes

3. Confidencialidad

4. Conflictos de intereses

5. Discriminación y empleo

6. Fraude y abuso

7. Obsequios y primas

8. Inmigración

9. Temas de los sistemas de información

10. La Administración de Seguridad y Salud Ocupacionales (Occupational Safety and Health Administration, OSHA)

11. Autorización profesional, certificación y acreditaciones

12. Evaluación de la calidad y mejora del desempeño

13 Retención, compleción y mantenimiento de registros

14. Requisitos para denuncias

15. Revisiones e inspecciones

16. Horas y salarios

1. Facturación

Los servicios del cuidado de la salud en el hogar son pagados por Medicare, Medicaid y otras agencias del gobierno federal y estatal, seguros privados y fondos personales. Al tiempo que existen formatos, protocolos y prácticas específicas de facturación establecidas, que todos los empleados del proceso de facturación deben conocer, existen ciertos temas comunes que es importante mencionar.

AccentCare, Inc. tiene prohibido presentar reclamos falsos para obtener pagos por los servicios que proveemos. Los reclamos falsos incluyen los reclamos de pagos que el proveedor del cuidado de la salud en el hogar sabe que son injustificados, así como aquéllos que este proveedor presenta haciendo caso omiso imprudentemente de su exactitud o con “ignorancia deliberada” de las pautas aplicables. Los reclamos falsos pueden originar sanciones y costos importantes para AccentCare, Inc. Por lo tanto, es lógico que AccentCare, Inc. se comprometa a garantizar que todos los reclamos por pagos sean apropiados, reflejen en forma precisa los servicios que fuere necesario efectuar y cumplan con las regulaciones, los comunicados, los asesoramientos y las pautas relativas a la facturación y la codificación. Si tiene dudas respecto de un cargo o práctica de facturación específica, o si cree que la documentación que fundamenta un reclamo de pago puede ser inadecuada, debe comunicarse con su supervisor para solicitar orientación. Si busca orientación y sigue con la inquietud sobre cualquier aspecto de nuestra facturación, debe presentar directamente esa inquietud de inmediato a un miembro del Comité de Cumplimento.

Es nuestra intención cumplir con todos los requisitos de los pagadores. En caso de que los requisitos no sean claros, como en ocasiones suelen serlos, usted o su supervisor pueden consultar al Oficial de Cumplimiento para obtener orientación directamente del pagador. La notificación que se reciba debe registrarse cuidadosamente, además debe incluir el nombre y el título del representante del pagador, así como la hora, la fecha, el número de teléfono y el lugar de la comunicación. Debe enviarse una carta al representante del pagador por correo certificado para confirmar la notificación hecha. Las copias de esa carta, junto con las demás correspondencias relevantes, serán conservadas por el Oficial de Cumplimiento.

Dado que el número de interacciones de los clientes con nuestras agencias y las reglas que pueden ocasionalmente ser ambiguas, complejas o conflictivas, pueden existir ocasiones en las que usted descubra un error en un reclamo ya presentado. Debe informar de inmediato ese error a su supervisor, para que se lo rectifique. Si siente que por alguna razón no puede informárselo a su supervisor, o si, según su criterio, no se toma la medida correctiva adecuada, debe ponerse en contacto de inmediato con un miembro del Comité de Cumplimiento.

2. Derechos de los clientes

AccentCare, Inc. entiende que cada cliente y su familia tienen derecho a recibir un trato ético de acuerdo con los estándares de cuidado aceptados. El objetivo explícito de todo el personal de AccentCare, Inc. y de los contratistas independientes debe ser tratar a todos los clientes y a sus familias con cortesía, compasión y dignidad, al tiempo que se reconoce y honra el derecho del cliente y la familia a la privacidad y la confidencialidad. Todo el personal de la agencia y los contratistas independientes se familiarizarán con los derechos de nuestros clientes y, en todo momento, actuarán conforme a estos derechos. Además, todo el personal de la agencia y los contratistas independientes involucrados en la provisión de servicios al cliente deben asistir a cursos periódicos de capacitación sobre los requisitos de los clientes. Estos cursos de capacitación cubrirán:

1. consentimiento informado;

2. privacidad y confidencialidad;

3. reclamos de los clientes;

4. acceso a información de servicios;

5. derecho al respecto por la propiedad y la persona.

Si se entera de alguna situación en la cual se están infringiendo los derechos de un cliente o familia, debe comunicarse de inmediato con un supervisor o a un miembro del Comité de Cumplimiento.

3. Confidencialidad

AccentCare, Inc. entiende la importancia primordial de la confidencialidad cuando se proporcionan servicios del cuidado de la salud en el hogar, y nuestra política es mantener bajo confidencialidad toda la información y los registros que pertenecen al tratamiento de un cliente, de acuerdo con las leyes aplicables. Se requiere que todo el personal y los contratistas independientes que tienen acceso a información y registros confidenciales se adhieran en forma estricta a las políticas de confidencialidad de nuestra agencia. Si se entera de la divulgación sin autorización o inapropiada de información o documentos confidenciales por parte de un empleado de AccentCare, Inc. o de un contratista independiente, debe comunicarse de inmediato a su supervisor o a un miembro del Comité de Cumplimiento.

4. Conflictos de intereses

Un conflicto de intereses puede surgir cuando un empleado se ocupa de obtener un beneficio personal a expensas de AccentCare, Inc. o cuando un empleado está en una posición tal que pone sus intereses personales sobre los de AccentCare, Inc. Creemos vehementemente que todos los empleados, contratistas independientes y vendedores de AccentCare, Inc., durante el término de duración de sus contratos, le deben lealtad a esta empresa y que, por lo tanto, deben evitar todo conflicto de intereses real o figurado. Mientras que pueden surgir conflictos en diferentes contextos, en general esperamos que todos los empleados, contratistas independientes y vendedores pongan los intereses de AccentCare, Inc. por encima de sus intereses personales, durante el término de duración de sus contratos, y no busquen beneficiarse a expensas de su afiliación a AccentCare, Inc ni como resultado de dicha afiliación. Esperamos que todos los empleados, contratistas independientes y vendedores de AccentCare, Inc. se familiaricen y se atengan a las políticas de esta área. La sospecha de cualquier incumplimiento debe informarse de inmediato a un supervisor o un miembro del Comité de Cumplimiento.